Giriş — Neden doğru sorular ve taktikler belirleyici?
Bir kafe veya salon sahibiyle yapılacak röportaj, sadece bilgi toplamak değil aynı zamanda gelecekteki etkinlikler, yayınlar ve gelir paylaşımı için zemin hazırlamaktır. Bu rehber, hem röportaj sırasında sorulması gereken 12 kritik soruyu hem de her soruya bağlı pazarlık, teklif ve sözleşme taktiklerini pratik örneklerle sunar.
Röportaj öncesi hazırlık
Röportajdan önce mekan hakkında temel veri toplayın: kapasite, geçmiş etkinlik sayısı, haftalık/aylık doluluk, sosyal medya takipçi sayısı ve teknik altyapı. Bu veriler, pazarlıkta elinizi güçlendirir.
Hazırlık listesi
- Mekanın maksimum ve etkin kapasitesi
- Önceki etkinlik örnekleri, referanslar
- Teknik ekipman (ses, ışık, yayın ekipmanı) listesi
- Mekanın yaptığı promosyon kanalları ve erişim istatistikleri
12 Kritik Soru — Her sorunun amacı ve takip noktaları
-
Mekanın ortalama hafta içi/hafta sonu doluluk oranı nedir?
Amaç: Gerçekçi gelir tahmini yapmak. Takip: Doluluğun saat aralıklarına göre dağılımı, rezervasyon davranışı ve maksimum kapasite.
Pazarlık taktiği: Düşük doluluk saatlerine yönelik tekliflerle başlamayı önerin — örnek: "Cumartesi akşamı tam doluluk bekliyorsanız sabit kira talep edebilirim; Salı akşamları için gelir paylaşımına yönelebiliriz."
-
Etkinlikler için tipik maliyetler neler (temizlik, güvenlik, ekstra personel)?
Amaç: Net kâr hesabı. Takip: Fatura örnekleri, hangi giderlerin ev sahibi tarafından karşılandığı.
Pazarlık: Maliyetleri açıkça ayırın. Eğer ev sahibi güvenlik/temizlik talep ediyorsa, bunu sabit ücret veya gelir paylaşımından ayrı tutun.
-
Canlı yayın veya kayıt için gerekli ekipman mevcut mu? Teknik destek sağlanıyor mu?
Amaç: Yayın kalitesi ve ek maliyetleri anlamak. Takip: İnternet hızı, kamera/ışık noktaları, teknik personel saat ücreti.
Pazarlık: Eğer mekan ekipman sağlıyorsa, bunun bedelini düşürmek için karşı teklif yapın — örnek: "Ekipman kullanımı karşılığında yayın gelirinden %5 ilave paylaşabilirim."
-
Yayın gelirleri (biletli yayın, bağış, sponsor gelirleri) konusunda mevcut uygulama nedir?
Amaç: Hangi gelir kalemlerinin paylaşılacağını belirlemek. Takip: Geçmiş yayın gelirleri örnekleri, platformlar ve ödeme akışı.
Pazarlık: Gelir kalemlerini ayrı ayrı tanımlayın (bilet, bar satışları, sponsor). Her bir kalem için farklı paylaşım modelleri teklif edilebilir.
-
Bar/yiyecek gelirlerinde pay nasıl dağılıyor? Özel içecek veya menü düzenlemeleri mümkündür?
Amaç: Konsesyon gelirleri ana gelir kaynağı olabilir. Takip: Barın brüt marjı, POS verileri.
Pazarlık örneği: Bar %100 tutuyorsa yayın/etkinlik organizatörü için imza içecek üzerinden %20 pay veya etkinliklere özel menüde ortak fiyatlama önerin.
-
Etkinlik tanıtımı kimin sorumluluğunda olacak? Mekanın sosyal erişimi nedir?
Amaç: Pazarlama yükü ve erişim değerini ölçmek. Takip: Instagram/FB erişimi, e-posta listesi büyüklüğü, haftalık trafik.
Pazarlık taktiği: Ortak promosyon paketleri oluşturun. Örneğin, mekan kendi kanallarında %x gönderi, siz de kendi kanallarınızda %y taahhüt edin; karşılığı gelir paylaşımında iyileştirme olabilir.
-
İptal politikası ve tarih değişikliklerinde sorumluluk nasıl dağılır?
Amaç: Riskleri yönetmek. Takip: Hava koşulları, yetkili merciler tarafından iptal, sağlık krizleri (force majeure).
Sözleşme taktiği: Net iptal ücretleri, minimum bildirim süreleri ve iade politikaları yazılı olsun. Garanti ücret + iade koşulları belirleyin.
-
Mekanla yapılan işler için yazılı sözleşme sunuyor musunuz? Süreç nasıl işler?
Amaç: Hukuki güvence. Takip: Taslak sözleşme, ödeme vadeleri, ceza maddeleri.
Pazarlık: Sözleşmede minimum performans kriterleri (ör. sosyal erişim taahhüdü, teknik hazır bulundurma) ekleyin; yerine getirilmediğinde indirim veya iptal hakkı talep edin.
-
Yayın ve kayıtlarda telif, performans hakkı veya görüntü kullanımı ile ilgili kısıt var mı?
Amaç: İçerik hakları ve ileride kullanma planları. Takip: Müzik lisansları, sahneleme kısıtları, sponsor logo kullanımı.
Pazarlık: Yayın hakları konusunda net olun; mekanın onayı dışında içerik kullanımı yasaksa bunu sözleşmede sınırlayın veya lisans ücreti teklif edin.
-
Mekanın benimsediği güvenlik, sigorta ve sorumluluk uygulamaları nelerdir?
Amaç: Risk paylaşımı. Takip: İşletme sigortası kapsamı, etkinlik sigortası gerekliliği.
Pazarlık: Eğer etkinlik bazlı sigorta gerekiyorsa maliyeti paylaşmayı teklif edin; uzun vadeli anlaşmalarda sigorta maliyetinin ev sahibi tarafından karşılanmasını isteyebilirsiniz.
-
Ödeme yöntemleri, vade ve fatura süreçleri nasıl işler?
Amaç: Nakit akışı planlaması. Takip: Pos komisyonları, platform ücretleri, ödeme periyotları.
Pazarlık: Ödeme vadelerini netleştirin; gelire dayalı modelde, gelir kapandıktan sonra 7-14 gün içinde ödeme talep edin. Geç ödeme için faiz veya ceza maddesi ekleyin.
-
Ortak sponsor veya marka iş birlikleri konusunda sınırlamalarınız var mı?
Amaç: Sponsor gelirlerini serbestçe kullanabilme. Takip: Önceden var olan sponsor anlaşmaları, rakip marka yasakları.
Pazarlık: Mevcut sponsorlarla çakışma varsa alternatif sponsorluk paketleri önerin ve mekanın onay sürecini kısaltacak maddeler ekleyin.
Gelir Paylaşımı Modelleri ve Örnek Hesaplamalar
Aşağıda sık kullanılan üç model ve örnek hesaplama yer alıyor.
1. Sabit kira (flat fee)
Organizatör mekana sabit bir ücret öder; tüm bilet/bar gelirleri organizatörün olur. Risk organizatörde.
Örnek: Kira 4.000 TL. Beklenen bilet+bar geliri 6.000 TL ise kâr = 2.000 TL.
2. Yüzdelik gelir paylaşımı (% of gross)
Mekan toplam brüt gelirden belirli yüzdeyi alır. Basit ve şeffaf.
Örnek: Toplam brüt 10.000 TL, mekan %30 alır = 3.000 TL; organizatör 7.000 TL alır. Eğer bar zaten mekanınsa bar gelirleri ayrı tutulmalı.
3. Hibrit (Garanti + Pay)
Mekan minimum garanti alır; brüt gelir garantiyi aşarsa artan gelir paylaşılır. Risk paylaşımı dengeli olur.
Örnek: Garanti 2.000 TL + %20 pay. Toplam brüt 10.000 TL => mekan 2.000 + (10.000-2.000)*0.20 = 2.000 + 1.600 = 3.600 TL.
Hesap örnekleri, teklifinizi verilerle desteklemenize yardımcı olur. Her modelin hangi koşulda avantajlı olduğunu mekan doluluğu ve fiyatlandırma belirler.
Pazarlık Taktikleri — Pratik, uygulanabilir yöntemler
- Anchoring: İlk teklifiniz referans oluşturur. Örneğin garantili ücret teklif ederken önce biraz yüksek ama makul bir rakam verin.
- BATNA hazırlığı: En iyi alternatifinizi bilin ve gerektiğinde kullanın. Alternatif mekân veya tarih teklifiniz pazarlık gücünüzü artırır.
- Bundle yaklaşımı: Kira, promosyon ve teknik hizmetleri paketleyin; paket karşılığında daha iyi koşullar elde edin.
- Kademeli taahhüt: İlk etapta pilot etkinlik yapıp performansa göre uzun dönem anlaşma teklif edin.
- Veri odaklı talep: Mekanın sosyal erişim ve önceki etkinlik verilerini kullanarak talebinizi nicel hale getirin.
Sözleşme Kontrol Listesi — Mutlaka yazılmalı
- Tarafların tam bilgileri ve etkinlik tanımı
- Gelir kalemleri ve paylaşım oranları net şekilde ayrılmış
- Ödeme tarihleri, faturalama ve komisyon sorumlulukları
- İptal, erteleme ve force majeure maddeleri
- Telif hakları, yayın ve kayıt izinleri
- Sigorta ve sorumluluk dağılımı
- İtiraz ve uyuşmazlık çözüm yöntemleri (arabuluculuk, mahkeme yeri vb.)
Pratik öneri: İlk anlaşma için basit bir pilot etkinlik planlayın. Bu, her iki tarafın da gerçek veriye dayalı güven oluşturmasını sağlar ve uzun dönem pazarlık gücünüzü artırır.
Sonuç — Nasıl ilerlemeli?
Röportajı veri toplama ve aynı zamanda müzakere başlangıcı olarak görün. Her sorunun arkasındaki amaç net olsun; rakam isteyin, tekliflerinizi somutlaştırın ve sözleşmeyi açık maddelerle kurun. Unutmayın: esneklik ve hazırlık birlikte çalışır — iyi hazırlanmış bir teklif ve alternatifler sizi güçlü kılar.
Hızlı özet: Önce veri toplayın, sonra teklif yapın. Sabit ücret, yüzde paylaşımı ve hibrit modelleri karşılaştırın. Sözleşmede haklar, iptal ve yayın koşullarını kesinleştirin.
